Externe Beratung und Coaching in Change-Management-Prozessen

3. März 2022
Von: Andy Griesbach

Unterschiede und Gemeinsamkeiten von interner und externer Beratung

In diesem Artikel sollen Erfolgsfaktoren, Gemeinsamkeiten und
Unterscheidungsmerkmale von interner und externer Beratung im
Change-Management aufgezeigt und erläutert werden. Dabei soll vor allem der Fokus auf ein komplementäres externes Coaching im Unternehmen gelegt werden, da aufgrund der schnelllebigen und volatilen Umwelt, in denen sich Unternehmen heute bewegen, Steuerungsprozesse für Change-Projekte immer komplexer werden. Dies hat nicht nur Folgen für das Projekt, sondern auch für die involvierten und betroffenen Mitarbeiter. Gerade sie benötigen während Veränderungen nicht nur eine Perspektive, sondern auch Sicherheit.

Change-Prozesse in Unternehmen werden von unterschiedlichsten Personen in
verschiedenen Rollen umgesetzt. Dabei übernehmen die beteiligten Mitarbeiter und Führungskräfte neben ihrer eigentlichen Arbeit und Funktion zusätzliche Aufgaben, die mit Begriffen wie Sponsor, Promotor, Change Agent, Auftraggeber, Unterstützer, aber auch Widerständler, Skeptiker etc. betitelt werden können. Gerade letztere sollten dabei nicht unterschätzt werden, denn sie bringen einen wichtigen Beitrag für eine erfolgreiche Umsetzung von Veränderungsprozessen, wenn man richtig mit diesen Gruppen umgeht.

Die Beteiligten müssen die notwendigen Anpassungen und Veränderungen in den Abläufen und Strukturen abstimmen und sind für die Verwirklichung und Umsetzung der strategischen Zielsetzungen zuständig. In größeren Unternehmen werden sie dabei von Personalentwicklungsabteilungen bzw. eigenen Changemanagement-Abteilungen unterstützt. Diese internen Experten bilden zusammen mit dem Management eine Brücke zu externen Beratern und Fachexperten. In kleineren und mittleren Unternehmen ohne interne Ressourcen, übernehmen oft externe Berater diese Expertenrolle und bauen im Laufe der Zeit eine gewisse Nähe und Kenntnis des Unternehmens auf. Externe Unterstützung hilft insbesondere dann, wenn das Veränderungsprojekt hoch emotional ist – denn die neutralere Position erlaubt einen zusätzlichen Blickwinkel auf die jeweiligen Argumente und kann die Entscheidungsfindung somit positiv beeinflussen. Zudem hilft diese Position bei der Strukturierung des Veränderungsprozesses.

Gezielte Verstärkung durch externes Coaching

Externe Coaches und Berater können dabei helfen, diejenigen Fragestellungen zu lösen, die eine Organisation -aus interner Sicht- nicht lösen kann oder will. Ein wesentlicher Bestandteil für deren Erfolg im Unternehmen und für eine zukunftsfähige Zusammenarbeit mit den beteiligten Protagonisten ist aber, dass die Beziehung des externen Beraters zum Unternehmen und zu seinen internen Ansprechpartnern genau abgegrenzt und transparent ist. Externes Coaching setzt darauf, dass viele wesentliche Veränderungen von den eigenen Mitarbeitern realisiert werden können, wenn sie nur die nötige Anleitung und Unterstützung haben. Das ist nicht nur deutlich kostengünstiger als externe Beratung, sondern es hält auch das entstandene Know-how im Hause. Vor allem haben solche Veränderungsvorschläge eine höhere Akzeptanz, wenn sie von Insidern entwickelt werden und solche erfolgreichen Change-Management-Prozesse stärken das Selbstvertrauen der Mitarbeiter, weil sie erleben, dass sie ihre Zukunft selbst gestalten können. Der externe Unterstützer fokussiert sich dabei auf die Strukturierung, Organisation sowie die Vermittlung von Methodenkompetenz im Unternehmen.

Wann ist externes Coaching sinnvoll?

In den folgenden Fällen ist es für größere Unternehmen und auch KMUs sinnvoll, über ein externes Coaching nachzudenken:

  • Projektziele und Projektauftrag lassen sich hinreichend klar definieren
  • Die gewünschte Methodik (z. B. Reengineering) ist leicht und mit geringem Zeitaufwand erlernbar
  • Eine hohe Vertrautheit mit dem Unternehmen, dem Markt, den Kunden und Produkten sind für den Erfolg ausschlaggebend
  • Wenn es für das Unternehmen wichtig ist, dass das im Projekt erworbene Know-How auch nach Abzug der Berater erhalten bleiben
  • Wenn Projektleiter und Teammitglieder beispielsweise auch durch Freistellung nicht genug Zeit und Energie für das avisierte Projekt aufbringen können

Was bietet externes Coaching in der Praxis?

Für den Erfolg interner Veränderungsvorhaben sind zwei Voraussetzungen wichtig: Zum einen eine klare und verlässliche Führung und zum anderen eine qualifizierte Betreuung des Veränderungsprozesses. Auf eine beständige und verlässliche Führung sind sämtliche Change-Projekte angewiesen, aber interne Projekte in ganz besonderem Maße. Es bietet sich deshalb an, Führungskräfte innerhalb des Projekts direkt 1:1 als Coach zu begleiten. Dabei stehen neben Rhetorik, Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung auch direkte Fallbesprechungen aus dem Change-Projekt im Fokus des Coachings. Die Frage, wie mit schwierigen persönlichen Gesprächen während des Projekts umgegangen wird, ist dabei eine der Häufigsten.

Eine weitere Aufgabe eines externen Coaches innerhalb des Projekts ist die Beratung und Unterstützung im direkten Change-Management. Die Projektleiter haben dabei die volle Verantwortung für die Führung ihrer Teams sowie für das Erreichen der festgelegten Zeit- und Ergebnisziele, erhalten aber Unterstützung. Der Coach steht hier als Strukturgeber zur Verfügung, um das Vorgehen planbar zu machen, Zwischenergebnisse und gegebenenfalls aufgetretene Schwierigkeiten zu besprechen und um bei der Kommunikation, dem proaktiven Umgang mit sowie der Bewältigung von Widerständen, Konflikten und Krisen zu unterstützen.

Ein Coaching im Change-Management ist auch für erfahrene Projektleiter besonders sinnvoll, je komplexer das Projekt und je größer das Widerstandspotenzial ist. Hier kann die regelmäßige Reflexion des aktuellen Stands mit einem neutralen, veränderungserfahrenen Gesprächspartner viel Nutzen bringen: Dies hilft sowohl sich selbst zu reflektieren, die Situation sicherer zu beurteilen, als auch, gezielter und sicherer zu handeln.

Als Bindeglied zwischen Management und Projektleitern unterstützt der Coach nicht nur die Projektleitung, sondern berät auch die Geschäftsleitung bei der Bewältigung eventueller Krisen und sorgt dafür, dass die Probleme angegangen und tragfähige Lösungen gefunden werden.

Externe Berater und Coaches sorgen für reflektorische Distanz und hohe Beteiligung, indem sie immer wieder überprüfen, ob die Organisation (noch) auf dem richtigen Weg ist oder eintretende Veränderungen zu Korrekturen führen müssen. Erreicht wird dies, indem über eine klare Zieldefinition, konsequente Abstimmung und fortlaufende Kommunikation unnötige Parallelaktivitäten vermieden werden.

Und schließlich können unerwartete Situationen neue Veränderungsanlässe auslösen und neue Zieljustierungen notwendig machen. Hier hilft der neutrale Blick externer Organisationsberater, sei es zu Beginn in der Phase der Zielfindung und
Konzeptionierung, bei der Unterstützung in der Führung und Kommunikation oder in der Moderation bei inhaltlichen Fragen oder bei der Begleitung konkreter Maßnahmen, Prozessschleifen und Prozessarchitektur ständig zu steuern und zu entwickeln.

Habe ich Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie mich gerne für Ihr nächstes Change-Projekt.

Anmerkung: In diesem Artikel wird der Begriff Berater und Coach annährend synonym verwendet. Dies liegt darin begründet, dass ich sowohl als Organisationsberater als auch als zertifizierter psychologischer Berater (Coach) fungiere und in beiden Bereichen langjährige Erfahrung mitbringe. Dies trifft jedoch nicht auf alle Berater und alle Coaches zu. Insofern empfehle ich eine intensive Prüfung der Qualifikation von externen Begleitern vor Vergabe von Beratungs- oder Coachingaufträgen bei komplexeren Change-Projekten!

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